İnsan Kaynakları Yönetiminin İşlevleri

İnsan Kaynakları Yönetiminin İşlevleri (Fonksiyonları) Nelerdir?

İKY Nedir? İnsan kaynakları yönetimi örgütle çalışanlar arasındaki ilişkileri etkileyen tüm yönetsel kararlardan oluşur. İnsan kaynağı yönetimi sürecinin sağlıklı olarak işlemesini sağlamak için çağdaş bir işletmede İKY bölümünün üstlenmesi gereken işlevler altı ana başlık altında toplanabilir:

1. İnsan kaynakları planlaması
2. İşgören bulma ve seçimi
3. İnsan kaynağı geliştirme
4. Değerleme ve ödüllendirme
5. Endüstriyel ilişkiler
6. Güvenlik ve sağlık

İnsan Kaynakları Fonksiyonları

İnsan kaynaklarının planlamasına geçmeden önce aşağıda yer alan 7 temel insan kaynakları fonksiyonlarına göz atalım.

1. Etkin seçme ve yerleştirme süreci
2. Özlük ve iş yasalarına uyum
3. Oryantasyon
4. Ücret yönetimi
5. Performans yönetimi
6. Kariyer yönetimi
7. Eğitim ve gelişim yönetimi

1- İnsan Kaynakları Planlaması

İnsan kaynakları planlaması, örgütsel amaçlara ulaşılabilmesi için gereksinim duyulan insan gücünün tespit edilmesi anlamına gelmektedir. İnsan kaynakları planlaması aracılığıyla örgütün amaç ve hedeflerine uygun mevcut ve gelecekteki personel ihtiyacı, sayısal ve niteliksel olarak belirlenmektedir.

İnsan gücü planlaması, örgütsel verimlilik ve karlılığı etkileyen en önemli unsurlardan biri olan insan kaynakları planlaması, örgütün hali hazırda ihtiyaç duyduğu ve gelecekte ihtiyaç duyacağı personel sayısını ve niteliğini tahmin etme amacına hizmet etmektedir. Örgütteki tüm birimlerin görevini gerektiği gibi yerine getirebilmesi insan kaynakları planlarının yapılması ve planlara uygun hareket edilmesi iel mümkündür.

İnsan kaynakları planlaması, değişen ekonomik, politik ve çevresel koşullar altında organizasyonun çalışanlarıyla ilgili ihtiyaçların saptanması ve bu ihtiyaçlara cevap verecek politika ve programların oluşturulması sürecidir.

İnsan kaynakları planlaması, işgücü gereksiniminin tahmin edilmesi, insan kaynakları plan ve programlarının yapılması, etkinliğin değerlendirilmesi ve ölçümlendirilmesi olmak üzere üç temel aşamadan oluşmaktadır.

a.İnsan Gücü Gereksinimini Saptama

İnsan gücü gereksiniminin saptanması, işletmenin personel arz ve ihtiyacının belirlenerek bu ikisi arasında denge sağlanması anlamına gelmektedir. Personel arzı belirlenmiş bir zaman dilimi içinde hizmet vermeye hazır bulunan işgücü; personel ihtiyacı ise örgütsel faaliyetlerin yerine getirilmesi için ihtiyaç duyulan işgörenleri ifade etmektedir.

Bir işletmede, insan gücü ihtiyacı çok değişik şekillerde kendini gösterebilmektedir;

• Gerçek Personel İhtiyacı: Örgütsel amaçlara ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken iş ve faaliyetlerden fiilen sorumlu işgörenler, gerçek personel ihtiyacı olarak adlandırılmaktadır.
• Yedek Personel İhtiyacı: Devamsızlık, hastalık, kaza, izin gibi durumlarda gündeme gelen işgücü boşluğunu doldurma amacıyla ikame edilecek personeli ifade etmektedir.
• Ek Personel İhtiyacı: İşten çıkarmalar nedeniyle gündeme gelebilecek olası aksamalar, ek personel aracılığıyla giderilmektedir. Örgüt yönetimleri ek personel ihtiyacını, işletmenin işgücü devir oranını temel alarak hesaplamaktadırlar.
• Yeni Personel İhtiyacı: Bir işletmenin yeni ya da ek yatırımlar yapması durumunda gündeme gelen personel ihtiyacını tanımlamaktadır.

Planlamada Kullanılan Araçlar: İşletmenin bugün ve gelecekteki işgücü ihtiyaçlarını sayı ve nitelik olarak belirlemeye çalışırken, bu işlevi yerine getiren bazı arçlardan yararlanmak zorunludur. Bu araçlar;

aa. İşgücü envanteri:

İşletmenin personel arzı (mevcudunu) nitelik olarak irdeleyen bir çalışmadır.

• İşgücü beceri envanteri: Tüm çalışanlarla ilgili özellikler , çalıştığı işler vb. bilgilerin dosyalanması
• İşgücü genel envanteri: Toplam personelin kendi içinde değerlendirilmesidir.

Tüm çalışanların aldıkları ücrete, cinsiyet, deneyimlerine vb. unsurlara göre değerlendirilmesi.

ab. Personel dönüşüm oranı:

Belli bir dönem içinde çeşitli nedenlerle, işletmeden ayrılan personelin sayısını yüzde olarak gösterir.

b. İş Analizi

Personel sayısını hesaplamada ve iş ile personel özelliklerinin uyumlaştırılmasında bir hareket noktası olan iş analizi, işin özelliklerinin açıklanması ve yazıya dökülmesi olarak tanımlanabilir.

Herhangi bir iş ya da görevin gerektirdiği yetenek, kişilik özelliği, deneyim ve eğitim gibi niteliklerin çözümlenmesi anlamına gelen iş analizi, işin tüm yönleri ile ayrıntılandırılması ve yazıya geçirilmesi işlemidir.

İş analizi; iş tanımı ve iş gerekleri olmak üzere iki basamak dahilinde hayata geçmektedir. İş tanımı, iş hakkındaki ayrıntılı bilgileri içermekte ve işin nitelikleri ile ilgili bir tarif yapmaktadır. İşin gerekleri ise, işi yerine getirecek insan kaynağına ilişkin bir profil ortaya koymaktadır.

2-İşgören Bulma ve Seçimi

İnsan kaynakları yönetimi süresince personel seçme, yetenekleri, becerileri, eğitim düzeyi ve potansiyeli örgütün ihtiyaçlarına en uygun olan işgören adaylarının belirlenmesi amacıyla yürütülen sistematik faaliyetleri ifade etmektedir.

İşgören bulma ve seçme, işletmede boşalan ya da yeni oluşturulan görevler için personel adayları arasından işin gereklerine uygun kişi ya da kişilerin seçim sürecidir.

Örgütlerin devamlılıklarını sağlayabilmeleri, seçmiş oldukları elemanların yetenekleri ve potansiyelleri ile bağlantılıdır.

İşgören bulma ve seçme süreci, aday toplama, personelin seçimi ve yerleştirme aşamalarından oluşmaktadır.

a.Personel Adaylarını Toplama

Personel adaylarını bulmak için yürütülen eylemler “aday toplama” olarak adlandırılmaktadır. Personel bulma süreci, işletme içi ve işletme dışı kaynakların etkili kullanımını gerekmektedir.

İnsan Kaynakları İşletme İçi Kaynaklar

İşletme içi kaynaklar, yetişmiş ve kurum kültürünü benimsemiş insan gücünü değerlendirme olanağı vermeleri, çalışanları motive etmeleri, ek maliyet getirmemesi ve zaman kaybına neden olmaksızın istenen personele ulaşılması gibi nedenlerle tercih edilmektedir. İşletme içi kaynaklar transferler, terfiler, iş rotasyonu, iş genişletme ve zenginleştirme ve işletme içi duyurular olarak detaylandırılabilir.

• Transfer: Örgütte boşalan bir göreve aynı düzeyde bir işgörenin atanması transfer olarak adlandırılmaktadır.
• Terfi: İşgörenin Hiyerarşik basamaklarda yükselmesi ve bulunduğu görevden daha önemli bir göreve getirilmesi durumunu ifade etmektedir.
• İş Rotasyonu: İşgörenin önceden belirlenmiş bir programa ve programda öngörülen sürelere göre sistematik olarak mevcut işiyle ilgili başka faaliyet ve görevlere geçirilmesidir.
• İş Genişletme ve İş Zenginleştirme: Bir dizi görevin yeni, daha kapsamlı ve daha ilginç bir iş haline getirilmesi için birleştirilmesi ve çalışana birden fazla işin sorumluluğunun verilmesidir.
• İşletme İçi Duyurular: İşletme içinde boş olan kadrolar için adaylar olanların başvurmasını teminen çeşitli araçlarla işletme içinde boş kadroların duyurulması.

İnsan Kaynakları İşletme Dışı Kaynaklar

İşletmenin dış çevresinden var olan ve örgüt yönetimleri tarafından insan gücü bulma amacıyla kullanılan kaynakları ifade eder.

• İş Bulma  Kurumu
• Özel İstihdam Büroları
• Kitle İletişim Araçları
• Beyin Avcıları
• Eğitim Kurumları
• Meslek Odaları
• İnternet

b.Adaylar Arasından İşin Gerektirdiği Nitelikte Olanları Seçme

İşe alma işlevinin seçme aşaması, adayların açık olan iş için işletmeye başvurması ile başlar ve kimin ya da kimlerin işe alınacağına karar verilmesiyle biter. İşe uyun personel seçebilmek için genellikle altı aşamalı bir süreç yaşanır. Bu süreç;

1. Ön kabul: Bu aşamada başvuran adaylarla çok kısa nezaket görüşmesi yapılır.

2. İşe alma testleri: İşe alma testleri, işe ve işyerine uygun olmayan adayları elemek için yapılır

3. İşe alma görüşmeleri: Testlerde başarılı olan adaylarla yapılan yüz yüze konuşmalara görüşme denir. Görüşmenin amacı test ile ölçemediğimiz nitelikleri ortaya çıkararak, adayın işe kabul edilebilirlik düzeyini belirlemektedir.

a. Planlı görüşme: Adaylara sorulacak sorular önceden belirlenir.

b. Plansız görüşme: Soru listesi yoktur.Görüşme sohbet şeklinde geçer.

c. Karma görüşme: Planlı ve plansız görüşmelerin sakıncalarını gidermek amacıyla,
belirtilen iki yöntem birleştirilerek karma görüşme yöntemi oluşturulmuştur.

4. Referansların kontrolü: Adaylardan, özel ve iş referansları istenir , bu referansların işe alınmadan kontrol edilmesi gerekir.

5. Sağlık kontrolü: Adayların söz konusu işi yapabilecek sağlığa sahip olup olmadığının tespiti için aday sağlık kontrolünden geçirilir.

6. İlk amirle görüşme ve karar: Son aşama işgörenin, çalışacağı ilk amiriyle görüştürülmesidir. Genelde seçim kararı adaydan sorumlu olacak ilk yöneticiye bırakılır.

3-İnsan kaynakları Yönetimi Sürecinde Eğitim ve Geliştirme

Personel eğitimi ve geliştirme, örgüt çalışanlarının gereksinim duydukları bilgi ve becerileri edinmelerine, kendilerini gerçekleştirmelerine ve örgütsel verimliliğe katkıda bulunulacak şekilde faaliyet göstermelerine olanak sağlayan eğitim ve kariyer geliştirme etkinliklerine ilişkin kararlardır.

a.İşe Alıştırma (Oryantasyon):

İşe alıştırma programı,yeni işgöreni işletmenin bir parçası durumuna getirmeyi amaçlar. Bu nedenle işletmeye yeni alınan her personel, işe alıştırma programına alınır. Bir işe alıştırma programında genelde şu süreç izlenir

• İşletmenin tanıtımı
• Personel haklarının açıklanması
• İşle ilgili bilgilerin aktarımı
• Tanıştırma

b.Personel Eğitimi:

Personel eğitimi, çalışanın işini daha iyi yapması amacını taşır. Personel eğitimi, işletmeye ve personelin kendisine önemli yararlar sağlar. Bu yararlar;

• İşletmenin karar verme ve sorun çözme kapasitesini arttırır.
• Üretimin miktar ve kalitesini yükseltir.
• İç kaynaklardan personel bulmayı kolaylaştırır.
• Üretim, yönetim ve personel maliyetlerini düşürür.
• Yönetici ve işgören ilişkilerini geliştirir.
• Personelin değişime karşı direnci azalır
• Personelde güven ve başarı duyguları geliştirir.
• İş doyumu sağlar.

4-Performans Değerleme ve Ücretlendirme

a.Performans Değerlemesi:

Performans değerleme, personelin işine gösterdiği başarı derecesinin saptanmasıdır. Performans değerleme, başarılı ve başarısız personeli birbirinden ayırmak amacıyla yapılır. Ayrımdan amaç, performansı yüksek personeli ödüllendirmek ve diğerlerine örnek olmasını sağlamaktır.

aa.Performans Değerleme Süreci:

Performans değerleme, bir yöneticinin önceden saptanmış standartlarla karşılaştırma ve ölçme yoluyla işgörenlerin işteki performanslarını değerlendirme sürecidir.

• Performans değerleme kriterlerinin belirlenmesi
• Performans değerleme standartlarının belirlenmesi
• Performans değerleme periyotlarının belirlenmesi
• Değerlemecilerin eğitimi
• Yönetici ve çalışanlara bilgi verilmesi
• Performans değerlemenin kim ya da kimler tarafından yapılacağına karar verilmesi

ab.Perfromans Değerleme Yöntemleri:

Örgüt ve işgörenler açısından pek çok önemli işlevi yerine getiren performans değerleme çok çeşitli tekniklerle yapılabilmektedir.

• Bireysel performans standartlarına dayalı yaklaşım
• Ortak performans standartlarına dayalı yaklaşım
• Çalışanlar arası karşılaştırmalara dayalı yaklaşım

b.Ücret Yönetimi:

İşgörenler bilgi, beceri ve deneyimleri ile örgüte katkıda bulunmakta; örgüt yönetimleri ise bunun karşılığında işgörenlere ücret ödemektedirler. Bu anlamıyla ücret hem işgörenler, hem de işverenler üzerinde durulması gereken önemli bir kavramdır.

ba. Ücret:

Ücret, işgörenler ve işverenler açısından önem ve özen gösterilen bil olgudur. Ücret çalışma yaşamına

ilişkin tatmin ya da tatminsizliklerinin başlıca nedenidir.

bb.Ücret Yönetimi Süreci:

İnsan kaynağının doğru ve etkin kullanılması, güdülenmesi, örgütte tutulması örgütün ücret politikası ile doğru orantılıdır. Profesyonel bir yönetim anlayışına sahip olan ve kurumsallaşmış örgütler, ücretleme sürecini stratejik bir yaklaşımla ele almakta ve ücret yönetimi sürecini başarıyla uygulamaktadırlar. Ücret yönetimi süreci;

• İş Analizi
• İş Değerleme
• Ücret Araştırmaları
• Ücretleme

bc.Ücret Oluşumunu Etkileyen Faktörler:

Ücret oluşumunda etkili olan faktörler şöyle özetlenebilir;

• Yasal düzenlemeler
• Sendikalar
• Arz-Talep dengesi
• Enflasyon
• Piyasadaki rekabet
• Örgütün ödeme gücü

5- İş Güvenliği ve İşçi Sağlığı Yönetimi

İş güvenliği ve işçi sağlığı işlevi; çalışma koşullarının iyileştirilmesi, çalışan sağlığına duyarlılık gösterilmesi ve iş güvenliği için gerekli önlemlerin alınmasına ilişkin faaliyetler bütünüdür.

İnsan hayatına ve insana verilen önemin artması, örgütlerde iş güvenliği ve işçi sağlığı konusunun göreli önemine dikkat çekmiştir.

a. İş Güvenliği:

İş güvenliği, işyerlerinde işin yürütülmesi nedeniyle gündeme gelen tehlikelerden ve çalışanların sağlığına zarar verebilecek koşullardan korunmak için gerçekleştirilen sistematik ve sürekli çalışmalar bütünü olarak tanımlanabilir.

b.İşçi Sağlığı (İş Kazaları ve Meslek Hastalıkları):

İşletmelerde işgören sağlığının korunması, iş kazalarının ve meslek hastalıklarının önlenmesi anlamına gelir.

6-Çalışma İlişkilerini Düzenleme ve Endüstriyel İlişkiler

Endüstriye ilişkiler, çalışma yaşamında işçi ve işveren kesimlerinin karşılıklı istek ve gereksinimleri sonucunda gündeme gelen tüm konuları kapsayan ilişkiler bütünüdür. İşçi, işveren ve devlet endüstriyel ilişkiler sisteminin taraflarını teşkil etmektedir.

Endüstriyel ilişkiler sistemi, örgütlerin ve çalışma yaşamının yönetimine ilişkin kurallar silsilesidir. Sağlıklı işçi-işveren ilişkisi ile işçi ve işveren arasında ortaklık hissi yaratılmakta ve güven duygusu geliştirilmekte, işçi ve işverenin örgütsel amaçlara yönelik hareket etmesi kolaylaştırılmakta, işçinin örgüte bağlanması sağlanmakta ve kurum kültürü sağlamlaştırılmakta, sağlıksız ilişkiler nedeniyle gündeme maddi ve manevi kayıplar ortadan kaldırılmakta, çalışanların iş yaşamına gönüllü ve etkin katılım sağlanmakta, işgücü verimliliği arttırmakta ve önemli bir rekabet üstünlüğü elde etmektedir.